ENERBID // TIETOSUOJA
Enerbidin tietosuojaseloste
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Enerbid käsittelee henkilötietoja sähköntoimitussopimusten kilpailutuksen, tarjousten vertailun ja voittajan kanssa tapahtuvan sopimusprosessin yhteydessä.
Rekisterinpitäjä
Enerbid Oy, PO BOX 123, 15230 Lahti, Finland. Tietosuojaa koskevat yhteydenotot: info@enerbid.fi.
Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Henkilötietoja käsitellään tarjouspyynnön luomiseksi, sähköyhtiöiden kilpailuttamiseksi, tarjousten toimittamiseksi asiakkaalle, voittajan valinnan toteuttamiseksi, sopimusprosessin mahdollistamiseksi, palvelun suojaamiseksi ja väärinkäytösten ehkäisemiseksi. Tarjouspyynnön ja sopimusprosessin kannalta tarpeellinen käsittely perustuu ensisijaisesti asiakkaan pyytämiin sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin ja palvelun toteuttamiseen. Lakisääteisiä velvoitteita sovelletaan tarvittaessa. Palvelun turvallisuuteen ja väärinkäytösten torjuntaan voidaan käyttää oikeutettua etua soveltuvin osin.
Käsiteltävät henkilötiedot
Tietoihin voivat kuulua nimi, sähköpostiosoite, tilin rooli, salasanan yksisuuntainen tiiviste, istunto- ja vahvistustunnisteiden metatiedot, postinumero, sähkönkulutus, asuntotyyppi, lämmitysmuoto, sähköauton latausta koskeva tieto, tieto omista aurinkopaneeleista, sähkön alkuperää koskevat toiveet ja vaatimukset, sopimuskausi, sopimustyyppi, hintatoiveet, perusmaksua koskevat toiveet, vapaaehtoiset asiakastiedot, asiakkaan viesti, tarjous- ja voittajatiedot sekä sopimusprosessin tilatiedot.
Mitä sähköyhtiöt näkevät?
Kilpailutuksen aikana osallistuvat sähköyhtiöt näkevät vain tarjouksen laatimiseen tarvittavat tarjouspyynnön tiedot. Asiakkaan nimi ja sähköpostiosoite pysyvät piilossa. Kun asiakas valitsee voittajan, tarvittavat yhteystiedot avataan vain voittavalle sähköyhtiölle. Hävinneet tarjoajat eivät saa asiakkaan yhteystietoja.
Vastaanottajat ja palveluntarjoajat
Enerbid käyttää palvelun teknisessä toteuttamisessa palveluntarjoajia. Nykyisiin palveluntarjoajiin kuuluvat Render hostingia varten, Neon PostgreSQL-tietokantaa varten ja Resend sähköposti- ja kirjautumisviestejä varten. Henkilötietoja voidaan lisäksi luovuttaa voittavalle sähköyhtiölle sopimusprosessia varten sekä viranomaisille, kun laki sitä edellyttää.
Kansainväliset siirrot
Enerbid käyttää Renderiä verkkosovelluksen ajamiseen. Nykyinen Render-palvelu sijaitsee Oregonissa Yhdysvalloissa, joten palvelun käyttöön liittyviä henkilötietoja voidaan käsitellä Yhdysvalloissa. Renderin tietojenkäsittelysopimus sisältää EU-US Data Privacy Framework -mekanismin sekä tarvittaessa EU:n vakiosopimuslausekkeet (SCC). Enerbidin Neon PostgreSQL -tuotantotietokanta sijaitsee AWS:n Frankfurtin alueella (eu-central-1) Saksassa. Neonin / Databricksin sopimusjärjestelyt sisältävät suojatoimet soveltuvia ETA:n ulkopuolisia siirtoja varten. Resendin sähköpostien lähetysalue on Irlanti (eu-west-1), mutta Resend säilyttää asiakasdataa Yhdysvalloissa. Resendin tietojenkäsittelysopimus sisältää EU:n vakiosopimuslausekkeet ja EU-US Data Privacy Framework -mekanismin.
Säilytys
Tarjouspyyntö- ja sopimusprosessin tietoja säilytetään pääsääntöisesti enintään kolme vuotta. Suljetun tarjouspyynnön säilytysaika lasketaan viimeisestä sopimusprosessin päivityksestä, tai jos sitä ei ole, sulkemis- tai viimeisestä päivitysajankohdasta. Avoimen tarjouspyynnön säilytysaika lasketaan tarjouspyynnön päättymispäivän ja viimeisen päivityksen myöhemmästä ajankohdasta. Säilytysajan päätyttyä tarjouspyyntö poistetaan hallitulla poistoprosessilla. Poiston yhteydessä kyseiseen tarjouspyyntöön liittyvät asiakkaan kirjautumistunnisteet poistetaan, ja tarjoukset sekä sopimustapahtumat poistuvat tietokantasuhteiden kautta. Toimittajatilejä ei poisteta tämän tarjouspyyntöjen säilytyssäännön perusteella. Tietoja voidaan säilyttää pidempään, jos sovellettava laki tai oikeusvaateen käsittely sitä edellyttää.
Rekisteröidyn oikeudet
Soveltuvin osin rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa, pyytää tietojen oikaisua, poistamista tai käsittelyn rajoittamista, vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä sekä saada tiedot siirrettyä silloin, kun GDPR:n edellytykset täyttyvät. Pyynnöt voidaan lähettää osoitteeseen info@enerbid.fi. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.
Tietoturva
Enerbid käyttää asiakas-, sähköyhtiö- ja ylläpitonäkymissä vahvistettuja tilejä, käyttöoikeusrajoja, yksisuuntaisesti tiivistettyjä salasanoja ja yksityisiä istuntotunnisteita. Asiakkaan yhteystietoja ei sisällytetä avoimiin tarjouspyyntövastauksiin. Käyttöoikeudet tarkistetaan palvelinpuolella.
Tietosuojaselosteen vahvistaminen
Tarjouspyyntöä lähetettäessä Enerbid tallentaa ajankohdan ja tietosuojaselosteen version, jonka asiakas vahvisti lukeneensa. Tätä vahvistusta ei käsitellä tarjouspyynnön toteuttamiseen välttämättömän henkilötietojen käsittelyn GDPR-oikeusperusteena.
Yhteydenotot
Tietosuojaa koskevat pyynnöt ja kysymykset: info@enerbid.fi. Valvontaviranomainen Suomessa on tietosuojavaltuutetun toimisto.
Ennen julkista käyttöönottoa
Julkinen julkaisu edellyttää vielä rekisteröityjen pyyntöjen operatiivisen käsittelyprosessin dokumentointia sekä juridista loppuarviointia.